SKU ed EAN: cosa sono e come vengono utilizzati in magazzino
Identificare correttamente ogni prodotto è essenziale per organizzare le merci, controllare le giacenze e ridurre gli errori nelle operazioni di magazzino.
Tra i codici più utilizzati troviamo lo SKU e il codice EAN. Sebbene vengano talvolta confusi, svolgono funzioni differenti: lo SKU viene creato dall’azienda per gestire internamente i propri articoli, mentre l’EAN consente di identificare un prodotto attraverso uno standard riconosciuto lungo la filiera.
Comprendere la differenza tra SKU ed EAN aiuta a organizzare meglio i dati e a rendere più precise attività come ricevimento, stoccaggio, inventario e picking.
Che cos’è lo SKU
SKU è l’acronimo di Stock Keeping Unit e indica un codice interno utilizzato dall’azienda per identificare e gestire una specifica referenza.
La struttura dello SKU non segue uno standard internazionale. Ogni organizzazione può definire liberamente il proprio sistema di codifica, utilizzando numeri, lettere oppure una combinazione di entrambi.
Un’azienda potrebbe, per esempio, attribuire SKU differenti allo stesso modello di prodotto in base a caratteristiche come colore, taglia, formato o confezione. In questo modo, ciascuna variante viene gestita come una referenza distinta all’interno del sistema aziendale.
Lo SKU può essere utilizzato per:
- registrare le quantità disponibili;
- distinguere le varianti di prodotto;
- individuare le merci durante le operazioni;
- analizzare rotazione e disponibilità delle referenze;
- supportare riordino e rifornimento delle aree di prelievo.
Una struttura coerente permette agli operatori e ai sistemi gestionali di riconoscere correttamente gli articoli. Tuttavia, è importante evitare codici troppo complessi, duplicati o costruiti secondo criteri poco chiari.
L’utilizzo degli SKU è quindi strettamente collegato alla gestione dell’inventario di magazzino, perché consente di associare ogni referenza alle quantità e ai movimenti registrati.
Che cos’è il codice EAN o GTIN
Il codice EAN è un sistema standardizzato utilizzato per identificare gli articoli commerciali in modo univoco.
Oggi la denominazione ufficiale utilizzata da GS1 è GTIN, acronimo di Global Trade Item Number. Il termine EAN continua però a essere ampiamente usato, soprattutto in riferimento ai formati EAN-13 ed EAN-8.
È importante distinguere il numero identificativo dalla sua rappresentazione grafica: il GTIN identifica l’articolo, mentre il codice a barre permette agli scanner di leggere quel numero e trasmetterlo al sistema informatico.
A differenza dello SKU, il GTIN non viene creato liberamente dall’operatore logistico. In Italia è l’azienda proprietaria del marchio a richiedere e gestire i codici attraverso GS1 Italy.
Il codice consente di richiamare dal database le informazioni associate al prodotto, ma non contiene direttamente dati come prezzo, provenienza, descrizione o quantità disponibile.
Qual è la differenza tra SKU ed EAN
SKU ed EAN possono identificare lo stesso articolo, ma rispondono a esigenze diverse.
| Caratteristica | SKU | EAN/GTIN |
|---|---|---|
| Origine | Creato internamente dall’azienda | Assegnato secondo lo standard GS1 |
| Struttura | Libera, numerica o alfanumerica | Numerica e standardizzata |
| Ambito di utilizzo | Sistemi e processi interni | Scambio e identificazione lungo la filiera |
| Validità | Limitata all’organizzazione che lo utilizza | Riconosciuta a livello internazionale |
| Personalizzazione | Definita dall’azienda | Regolata dallo standard GS1 |
Uno SKU potrebbe quindi cambiare da un’azienda all’altra, anche quando il prodotto è il medesimo. Il relativo GTIN rimane invece un riferimento standard condiviso tra produttori, distributori, operatori logistici e punti vendita.
In magazzino i due codici possono essere associati all’interno del sistema gestionale. Il prodotto viene riconosciuto attraverso la scansione del barcode, mentre il sistema recupera lo SKU e tutte le informazioni necessarie alla gestione interna.
Come vengono utilizzati nelle operazioni di magazzino
L’identificazione corretta delle referenze interessa tutte le principali fasi operative.
Durante il ricevimento, la lettura del codice permette di verificare che il prodotto consegnato corrisponda a quello previsto. Successivamente, il sistema può associarlo alla corretta ubicazione e aggiornare la quantità disponibile.
Nelle attività di stoccaggio e movimentazione, i codici aiutano a collegare la merce alla posizione assegnata. Durante il picking di magazzino, invece, la scansione può confermare che l’operatore abbia prelevato la referenza richiesta.
Anche nella preparazione degli ordini, nel controllo dell’inventario e nella gestione dei resi, un’identificazione precisa riduce il rischio di scambiare prodotti simili per modello, formato o confezione.
Il collegamento tra codici, barcode e WMS
SKU ed EAN diventano realmente utili quando sono integrati correttamente nel WMS e nelle procedure operative.
Il WMS per la gestione del magazzino collega i codici alle informazioni relative a quantità, ubicazioni e movimenti. Scanner e lettori barcode permettono invece di acquisire velocemente i dati durante le attività.
Questa integrazione può contribuire a:
- ridurre gli inserimenti manuali;
- aggiornare le giacenze dopo ogni movimento;
- verificare articoli e ubicazioni;
- limitare gli errori di prelievo;
- ricostruire le operazioni registrate.
Il codice EAN o GTIN, tuttavia, non garantisce da solo una tracciabilità completa. Per distinguere lotti, numeri di serie, scadenze o singole unità possono essere necessari ulteriori dati e sistemi di identificazione.
Gli errori da evitare nella codifica dei prodotti
Un sistema di codifica poco coerente può generare duplicazioni, differenze inventariali e difficoltà durante la preparazione degli ordini.
Tra gli errori più comuni rientrano la creazione di SKU duplicati, l’associazione dello stesso codice a varianti differenti, la mancata registrazione dei nuovi articoli e il collegamento errato tra SKU interno e GTIN.
È importante anche verificare la leggibilità delle etichette. Un barcode danneggiato, coperto o stampato in modo non corretto può rallentare la ricezione, il picking e il controllo delle merci.
Per ottenere dati attendibili non basta quindi introdurre codici e scanner: servono regole condivise, anagrafiche aggiornate e procedure applicate correttamente dagli operatori.
Identificazione e gestione delle merci con Iron Log
Iron Log gestisce le principali attività operative di magazzino attraverso procedure organizzate, personale qualificato e strumenti digitali.
Dal ricevimento alla preparazione degli ordini, la corretta identificazione delle referenze supporta il controllo dei flussi, delle ubicazioni e delle giacenze. Il WMS può inoltre essere adattato alle caratteristiche dei prodotti e alle esigenze operative dei diversi clienti.