Controllo qualità in magazzino: fasi e procedure
Il controllo qualità in magazzino comprende le verifiche necessarie per accertare che merci, imballaggi, quantità e informazioni rispettino i requisiti concordati con il cliente.
Non si tratta di un’unica verifica effettuata all’arrivo della merce. I controlli possono essere inseriti in diversi momenti del processo logistico: ricevimento, stoccaggio, picking, lavorazioni, preparazione degli ordini e spedizione.
Procedure chiare e controlli eseguiti nei punti corretti aiutano a individuare tempestivamente eventuali anomalie, limitando errori, resi e rallentamenti operativi.
Che cos’è il controllo qualità in magazzino
Il controllo qualità è l’insieme delle attività utilizzate per verificare la conformità delle merci rispetto a documenti, specifiche di prodotto e istruzioni operative.
Il tipo di controllo dipende dalle caratteristiche della merce e dagli accordi stabiliti con il cliente. Può comprendere:
- verifica delle quantità e dei codici;
- controllo dell’integrità degli imballaggi;
- riscontro tra merce e documentazione;
- verifica di etichette, lotti o scadenze;
- individuazione di danni o difetti visibili;
- controllo delle lavorazioni effettuate;
- registrazione delle eventuali non conformità.
I controlli possono essere totali oppure eseguiti a campione. Inoltre, non richiedono necessariamente l’apertura degli imballaggi: in alcuni casi sono prevalentemente visivi e documentali, mentre in altri prevedono verifiche più approfondite.
Perché il controllo qualità è importante nella logistica
Il controllo qualità contribuisce all’affidabilità delle diverse operazioni logistiche di magazzino.
Individuare un’anomalia al momento del ricevimento, ad esempio, evita che un prodotto danneggiato venga stoccato insieme alla merce conforme. Allo stesso modo, controllare un ordine prima della spedizione riduce il rischio che articoli o quantità errate arrivino al destinatario.
Un processo ben organizzato permette quindi di:
- intercettare tempestivamente danni e difformità;
- ridurre errori, contestazioni e resi;
- proteggere l’integrità dei prodotti;
- migliorare la tracciabilità delle operazioni;
- rispettare gli standard concordati con il cliente;
- rendere più affidabile il servizio logistico.
Il controllo qualità non sostituisce una corretta organizzazione del magazzino, ma la completa attraverso verifiche inserite nei punti più delicati del flusso operativo.
Controllo qualità della merce in ingresso
Il primo momento di verifica coincide generalmente con il ricevimento della merce.
Dopo lo scarico, gli operatori possono controllare la corrispondenza tra quanto ricevuto e le informazioni presenti nel documento di trasporto, nell’ordine o nella distinta di ricevimento.
Le verifiche possono riguardare:
- numero dei colli o dei pallet;
- codici e quantità;
- condizioni esterne della merce;
- integrità di scatole, pallet e confezioni;
- presenza e leggibilità delle etichette;
- eventuali lotti, seriali o date di scadenza;
- danni visibili avvenuti durante il trasporto.
Se la merce supera i controlli previsti, può essere registrata e indirizzata verso l’area di stoccaggio. Una corretta acquisizione dei dati in questa fase è importante anche per mantenere aggiornata la gestione dell’inventario di magazzino.
In presenza di anomalie, invece, la merce deve essere identificata e gestita secondo la procedura concordata con il cliente.
Controlli durante stoccaggio, picking e lavorazioni
La qualità deve essere mantenuta anche durante la permanenza e la movimentazione della merce all’interno del magazzino.
Durante lo stoccaggio è possibile verificare le condizioni degli imballaggi e segnalare eventuali danni causati da urti, movimentazioni o sistemazioni non corrette. La mappatura del magazzino aiuta inoltre a collocare i prodotti nelle aree più adatte alle loro caratteristiche.
Un altro momento delicato è rappresentato dal picking di magazzino. In questa fase è necessario controllare che il prodotto e la quantità prelevati corrispondano all’ordine, soprattutto quando sono presenti articoli simili o referenze con codici facilmente confondibili.
Lettori barcode, procedure standardizzate e conferme digitali possono contribuire a ridurre gli errori di picking.
Ulteriori controlli possono essere previsti prima e dopo attività come:
- etichettatura e ri-etichettatura;
- confezionamento e riconfezionamento;
- composizione di kit;
- applicazione di materiali promozionali;
- ricondizionamento dei prodotti;
- preparazione di espositori.
In questi casi si verifica che la lavorazione sia stata eseguita secondo le specifiche ricevute.
Controllo qualità della merce in uscita
Il controllo in uscita rappresenta l’ultima verifica prima della spedizione.
In questa fase è possibile controllare che:
- articoli e quantità corrispondano all’ordine;
- i colli siano completi e correttamente chiusi;
- gli imballaggi siano integri;
- etichette e documenti siano corretti;
- eventuali lavorazioni siano state completate;
- la merce sia preparata secondo le indicazioni del cliente.
Il controllo finale permette di intercettare eventuali errori prima che l’ordine lasci il magazzino. Tuttavia, non deve essere l’unico punto di verifica: controllare progressivamente le attività consente di individuare le anomalie nel momento in cui si verificano.
Come vengono gestite le merci non conformi
Una non conformità si verifica quando la merce o un’attività non rispetta i requisiti previsti. Può trattarsi, per esempio, di un imballaggio danneggiato, una quantità errata, un codice non corrispondente o un’etichetta mancante.
La procedura può prevedere:
- identificazione dell’anomalia;
- registrazione della non conformità;
- separazione fisica o blocco informatico della merce;
- raccolta di fotografie e informazioni;
- comunicazione al cliente;
- applicazione delle disposizioni ricevute.
In base alla decisione del cliente, la merce può essere ricontrollata, rilavorata, reintegrata nello stock, restituita oppure destinata a un’altra gestione.
La separazione o il blocco sono particolarmente importanti per evitare che un prodotto non ancora approvato venga prelevato o spedito per errore. Questa modalità è prevista anche nei moderni sistemi di gestione della qualità e dell’inventario.
Il ruolo di procedure, personale e WMS
Un controllo efficace richiede istruzioni operative precise. Le procedure devono indicare cosa verificare, con quale frequenza, come registrare l’esito e come comportarsi in caso di anomalia.
Anche la formazione del personale è centrale. L’addetto al controllo qualità in magazzino deve conoscere gli standard del cliente, utilizzare correttamente gli strumenti disponibili e documentare le verifiche effettuate.
Il WMS nella logistica può supportare il processo registrando controlli, movimenti e stato della merce. In base alla configurazione adottata, il sistema può anche segnalare o bloccare i prodotti non conformi, evitando che siano utilizzati prima di una decisione.
Iron Log: controlli organizzati sulle esigenze del cliente
Iron Log integra il controllo qualità nelle attività operative svolte nel proprio polo logistico e nei servizi gestiti presso magazzini terzi.
In base alle caratteristiche dei prodotti e alle procedure concordate, possiamo organizzare controlli visivi, quantitativi e documentali, verifiche sulle lavorazioni e gestione delle merci non conformi.
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